Praktiske opplysninger 2012:

Åpningstider

Festivalens åpningstider for ordinære utstillere er:

fredag 24.8. i fra 10.00 til 20.00 (23.00)

lørdag 25.8 i fra 10.00 til 20.00 (23.00)

Alle utstillere kan velge lukketid begge dager kl 20.00 eller 23.00. Kryss av på påmeldingsskjema. Utstiller plikter å være til stede til definerte åpningstider under hele festivalen. Selv om man går tom for produkter må standen ikke forlates.

Festivalområdet

Selve festivalområdet ligger i sentrum av Skien med en akse i fra Skien kirke i nord til Bryggeparken i sør.

Kostnader plass / bod

Festivalen leier kun ut plasser med ferdig oppsatte telt. Det vil si at du som utstiller slipper å sørge for tak over hodet og at vi samtidig skaper et enhetlig uttrykk for festivalen. Arrangøren vil stå fritt til å plassere utstillere i single eller doble / triple seksjoner. Fyll ellers ut om dere er flere som skal dele stand. (Se ”Å dele på stand”.)

Inne i standleien ligger en fast basispris for bruk av ett elektrisk apparat pr utstiller. Dette betyr at må gjøre tilleggsbestilling for strøm om du trenger flere apparater enn dette. Husk uansett å spesifisere hvilke type el-apparater og hvilken effekt de krever, husk sjekk for eventuelle jordfeil før ankomst festivalen. (Se ”Tilleggsbestillinger”).

Prisene for deltakelse 2012:

· Plass 3 x 3 meter kr 4 100,- eks mva, inkl 1 elektrisk apparat og påmeldingsavgift.

· Plass 3 x 6 meter kr 8 200,- =

· Plass 3 x 9 meter kr 12 300,- =

Inkludert i prisen ligger også en rekke tjenester festivalen tar ansvaret for. Se avsnitt ”Mersmak tar ansvar for” . Bruk ellers påmeldingsskjema, skriftlig eller elektronisk for bestilling.

NB: - Enkelte produsentsamarbeid tilbys 25 % rabatt. Se påmeldingsskjema.

Tilleggsbestillinger

Utstillerne må selv sørge for inventar enten ved å ta med seg eget eller leie / bestille i fra festivalen samarbeidspartner. Eget skjema for dette, samt for papir- og plastrekvisitter, sendes ut til alle påmeldte i juni.

I tillegg må du bestille og koste montering av strøm ut over 1 kW, montering av vannpost m / vannkum på egen stand, samt skjenkeløyve. Se påmeldingsskjema.

Det vil også være mulig å bestille et visst antall kvadratmeter i friluft til aktører som ønsker å drive matservering med egne sitteplasser. Har du slike ønsker kryss av på skjema, og noter ønsket areal. Vi kan ikke garantere at alle ønsker kan oppfylles, men vil tilrettelegge så godt som mulig.

Påmelding og påmeldingsavgift

Påmeldingsfrist er tirsdag 1. mai 2012. Ingen påmeldinger blir registrert før påmeldingsavgiften på kr 1000 (inkl mva) er betalt til konto nr: 1503 25 68642 samt at påmedlingsskjemaet foreligger og kontrakten er undertegnet. (PS: elektronisk påmelding = kontrakt er signert). Påmeldingsavgiften er en del av standkostnaden og vil bli trukket fra før fakturering.

Påmelding gjøres:

• alt 1 - pr post: Mersmak i Skien AS, Henrik Ibsensgt. 10, 3724 Skien
• alt 2 – pr fax: 35 58 10 14 Skien Servicesenter
• alt 3 - pr e-post: ina@mersmakiskien.no, ann-helen@mersmakiskien.no
• alt 4 – pr hjemmeside: www.mersmakiskien.no / Utstillere / Påmeldingsskjema

Husk å fylle ut et eget felt hvor du beskriver hva som skal selges / serveres eventuelt aktivitet / innhold på din stand. Dette ber vi om for å kunne kvalitetssikre utstillerne i tråd med festivalens intensjoner. Arrangøren forbeholder seg derfor retten til å kunne prioritere enkelte deltakere framfor andre.

Utforming boder

Som utstiller står du fritt til selv å utforme din egen bod, men vi ønsker å oppfordre alle til å være kreative og skape et miljø som på best mulig måte underbygger ”historien” bak det som selges og sier noe om hva som er det spesielle ved akkurat din vare. Ellers minner vi igjen om festivalens matprofil som i første rekke vil tilstrebe og signalisere matglede, samt høy kvalitet, mangfold og miljøvennlighet. Det vil bl.a. bli delt ut en egen pris for ”Beste stand”.

Arrangøren vil forbeholde seg retten til å refusere konsept som ikke faller inn under festivalens profil.

Ustillernes tilbud og smaksprøver

Alle ustillere må søke om å delta ved å beskrive kort hva man ønsker å selge og eventuelle aktiviteter som planlegges på stand, se egen rubrikk i påmeldingsskjemaet. Utstillerne skal fortrinnsvis tilby besøkende ulike former for mat og menyer i tråd med festivalens intensjoner. (Se ”Mersmak i Skien vil”).

Vi oppfordrer alle til å selge smaksprøver i tillegg til egne produkt og menyer. Dette kan være i form av et lite måltid eller en prøve på det som tilbys for salg. (Kostnaden på disse bør ligge på mellom kr 10 til kr 30.) Det er ikke lov å dele ut gratis smaksprøver. Vi ønsker med dette å gi publikum en unik anledning til å kunne oppleve mange ulike smaker, samtidig som vi understreker at god mat ikke er gratis.

Varemengde

De to siste årene har Mersmak i Skien hatt vell 40 000 besøkende de to festivaldagene. Det er selvsagt også i år vanskelig å forutsi eksakt antall, men ved godt vær vil potensialet kunne være enda større enn foregående år. Vi oppfordrer derfor alle til å sørge for god varetilgang. Om du er nyetablerer og usikker på din kapasitet, ber vi deg enten samarbeide med andre om en bod eller eventuelt velge å stille på Snipetorpmarkedet som er søndag 26.8. Se eget avsnitt under.

Å dele på stand

Flere produsenter kan avtale å dele på en stand. Den som står oppført som utstiller på søknadsskjemaet / kontrakten er fakturamottaker og ansvarlig for innbetalingene.

Husk egen rubrikk i påmeldingsskjemaet angående hvem det samarbeides med.

Profilering

Utstillernes skilt og reklame må kun brukes innenfor deres tildelte område. Smaksprøver og reklamemateriell må kun selges / deles ut i fra egen bod. Arrangøren forbeholder seg retten til å fjerne uegnet reklame. Husk at for alkohol gjelder helt egne regler. Bruk av eget lydanlegg er i utgangspunktet ikke tillatt. Ta kontakt om spørsmål.

Alle telt vil ellers merkes med firmanavn og nummer av arrangøren.

Rydding og renovasjon

Utstiller må selv sørge for at det er ryddig både inne i og utenfor egen utstillingsplass. Søppel skal umiddelbart fjernes og tømmes i anvist container som arrangøren er ansvarlig for. Festivalen følger Reovasjon i Grenlands system for kildesortering. Containere merkes med hvilken fraksjon som skal i den enkelte container. Fargede poser til mat og plast fas ved henvendelse til festivalkontoret.

Toalett

Festivalen vil sørge for at et nødvendig antall toaletter vil stå til disposisjon for utstillere under festivaldagene. På kartet over festivalområdet vil disse merkes av.

Vakthold og sikkerhet

Arrangør besørger vakthold under hele festivalen (også natt), men påtar seg ikke ansvar for utstilte varer, utstyr og tredje persons eiendeler.Vaktholdet avsluttes lørdag kveld kl 24.00.

Alle stander med varmekilder pålegges å ha godkjent brannslukkingsapparat. For bruk av gass gjelder egne regler. Informasjon om bruk og oppbevaring av gass følger utstillerkonvolutt.

Mattilsynet og god hygienepraksis

Alle utstillere må føre opp på påmeldingsskjema hva som skal selges/tilbys under festivalen. Mersmak i Skien ønsker å sette optimal mathygiene i fokus, og vi melder inn oversikt over utstillere og hva som tilbys til Mattilsynet. Vi minner om at all mat som tilvirkes i forkant av festivalen for salg skal være tilberedt på kjøkken som er meldt inn til Mattilsynet og som tilfredsstiller kravene i Næringsmiddellovgivningen. Det er ikke tillatt å bearbeide mat på private kjøkken uten at forholdene er vurdert av Mattilsynet. Har du spørsmål vedrørende mathygiene og regelverk. Ta kontakt med: Mattilsynet Distriktskontor for Nedre Telemark, Lisbeth Pettersen seniorinspektør tlf 35573279/90769245. Epost: lisbeth.pettersen@mattilsynet.no Se også info på www.mattilsynet.no

Skjenkebevilgning

Skjenkebevilling kan innvilges etter søknad. Du må krysse av for ønsket alkoholholdig drikke på søknadsskjemaet. Søknadsskjemaet vil bli oversendt kommunen for endelig saksbehandling og du vil få skriv om vedtaket så snart dette er fattet. Da det er en ny bevillingsperiode f.o.m 01.07.2012kan kommunen sette vilkår for bevillingene. Eventuelle vilkår som kan få betydning for skjenking for en enkelt anledning vil fremkomme av vedtakene. Skjenkebevilling kan gis etter visse retningslinjer. Pris kr 1 000 pr løyve. Om du ikke har bevilling fra tidligere, vil du som førstegangssøker bli pålagt å ta et kort informasjonskurs om Alkoholloven. Husk, det må også søkes om flytting ved en eksisterende bevilling.

Parkering

Parkering av kjøretøy er ikke tillatt innenfor festivalområdet, men gjøres på henviste plasser. Opprigging og tilkjøring kan kun gjøres fram til kl 09.00 fredag og lørdag. Det anbefales å gjøre noe opprigging torsdag dersom man har mulighet.

Nedrigging av stand kan foregå inntil 2 timer etter at festivalen er avsluttet.

Forsikring

Hver enkelt utstiller har selv ansvar for å ha forsikret seg selv og sine varer. Alle produsenter av mat skal ha ansvarsforsikring (skade på tredjeperson) i tilfelle kunder blir syke av mat.

Overnatting

Ved behov for overnatting anbefaler vi:

• Clarion Collection Hotel Bryggeparken tlf 35 91 21 00
• Thon Hotell Høyers tlf 800 13 633
• Hotell Dag Bondeheim tlf 35 52 00 30

Om du ønsker flere alternativer gå inn på www.visitgrenland.no

Mersmak i Skien tar ansvar for

· Koordinering og kvalitetssikring av alle deltakere

· Profilering av festivalen i media, samt hver enkelt utstiller på våre hjemmesider

· Samlecontainere for søppel, samt tømming i tråd med kommunens kildesorteringsordning.

· Ansvarsforsikring for selve markedsplassen.

· Godkjenning fra Mattilsynet for hele arrangementet.

· Ferdig oppsatt telt etter bestilling.

· Strømtilgang for alle som har søkt.

· Felles vannpost i standens nærområde.

· Vakthold hele døgnet.

Vi anbefaler også Snipetorpmarken som i år har 25 års jubileum

Mersmak i Skien arrangeres samme helg som Snipetorpmarken (søndag 26.8.)

Vi tror de to arrangementa på ulike vis kan utfylle hverandre, og for deg som utstiller vil dette innebære at du får muligheten til å koordinere ditt salg mot flere salgsarenaer alt etter hva du har kapasitet til. Salgsvarene i forbindelse med Snipetorp må kunne tas med, utstillerne får ikke selge produkter for konsum på stedet. Snipetorpmarken har hatt mer enn 10 000 besøkende. Snipetorpmarken – www.snipetorp.no . Påmelding og info om Snipetorpmarken gjøres til Marie Bergsli på e-post: marie_bergsli@hotmail.com og mobil: 90 82 77 88. Frist 22.6.12.