Praktiske opplysninger 2011:

Åpningstider

Festivalens åpningstider for ordinære utstillere er:

fredag 26.8. i fra 10.00 til 20.00 (23.00)

lørdag 27.8 i fra 10.00 til 19.00

Alle utstillere kan velge lukketid på fredag kveld kl 20.00 eller 23.00. Avtales seinere. Utstiller plikter å være til stede til definerte åpningstider under hele festivalen. Selv om man går tom for produkter må standen ikke forlates.

Festivalområdet

Selve festivalområdet ligger i sentrum av Skien med en akse i fra Ibsenparken i nord til Bryggeparken i sør. Handelstorget er definert som festivalens kjerneområde.

Kostnader plass / bod

Festivalen leier kun ut plasser med ferdig oppsatte telt. Det vil si at du som utstiller slipper å sørge for tak over hodet og at vi samtidig skaper et enhetlig uttrykk for festivalen. Arrangøren vil stå fritt til å plassere utstillere i single eller doble / triple seksjoner. Fyll ellers ut om dere er flere som skal dele stand. (Se ”Å dele på stand”.)

Inne i standleien ligger en fast basispris for bruk av ett elektrisk apparat pr utstiller. Dette betyr at du kun gjør tilleggsbestilling for strøm om du trenger flere apparater enn dette. Husk uansett å spesifisere hvilke type el-apparater (Se ”Tilleggsbestillinger”).

Prisene for deltakelse 2011:

· Plass 3 x 3 meter kr 4 000,- eks mva, inkl 1 elektrisk apparat og påmeldingsavgift.

· Plass 3 x 6 meter kr 8 000,- =

· Plass 3 x 9 meter kr 12 000,- =

Inkludert i prisen ligger også en rekke tjenester festivalen tar ansvaret for. Se avsnitt ”Mersmak tar ansvar for” side 3. Bruk ellers påmeldingsskjema, skriftlig eller elektronisk på www.mersmakiskien.no for bestilling.

NB: - Enkelte produsentsamarbeid tilbys 25 % rabatt. Se påmeldingsskjema for detaljer.

Tilleggsbestillinger

Utstillerne må selv sørge for inventar enten ved å ta med seg eget eller leie / bestille i fra festivalen samarbeidspartner. Eget skjema for dette, samt for papir- og plastrekvisitter, sendes ut til alle påmeldte i juni.

I tillegg må du bestille og koste montering av strøm ut over 1 kW, montering av vannpost m / vannkum på egen stand, samt skjenkeløyve. Se påmeldingsskjema.

Det vil også være mulig å bestille et visst antall kvadratmeter i friluft til aktører som ønsker å drive matservering med egne sitteplasser. Har du slike ønsker kryss av på skjema.

Påmelding og påmeldingsavgift

Påmeldingsfrist er søndag 1. mai 2011. Ingen påmeldinger blir registrert før påmeldingsavgiften på kr 1000 (inkl mva) er betalt til konto nr: 2610 19 84213 samt at påmedlingsskjemaet foreligger og kontrakten er undertegnet. (PS: elektronisk påmelding = kontrakt er signert)

Påmelding gjøres:

• alt 1 - pr post: Mersmak i Skien, Postboks 158, 3701 Skien
• alt 2 – pr fax: 35 58 13 92 stilet Lene Kaasi Hysing
• alt 3 - pr e-post: ina@mersmakiskien.no
• alt 4 – pr hjemmeside: www.mersmakiskien.no / Utstillere / Påmeldingsskjema

Husk å fylle ut et eget felt hvor du beskriver hva som skal selges / serveres eventuelt aktivitet / innhold på din stand. Dette ber vi om for å kunne kvalitetssikre utstillerne i tråd med festivalens intensjoner. Arrangøren forbeholder seg derfor retten til å kunne prioritere enkelte deltakere framfor andre.

Utforming boder

Som utstiller står du fritt til selv å utforme din egen bod, men vi ønsker å oppfordre alle til å være kreative og skape et miljø som på best mulig måte underbygger ”historien” bak det som selges og sier noe om hva som er det spesielle ved akkurat din vare. Ellers minner vi igjen på festivalens matprofil som i første rekke vil tilstrebe og signalisere matglede, samt høy kvalitet, mangfold og miljøvennlighet. Det vil bl.a. bli delt ut en egen pris for ”Beste stand”.

Arrangøren vil forbeholde seg retten til å refusere konsept som ikke faller inn under festivalens profil.

Ustillernes tilbud og smaksprøver

Alle ustillere må i prinsippet søke om å delta ved å beskrive kort hva man ønsker å selge / foreta seg i egen rubrikk i påmeldingsskjemaet. Utstillerne skal fortrinnsvis tilby besøkende ulike former for mat og menyer i tråd med festivalens intensjoner. (Se ”Mersmak i Skien vil”).

Vi oppfordrer alle til å selge smaksprøver i tillegg til egne produkt og menyer. Dette kan være i form av et lite måltid eller en prøve på det som tilbys for salg. (Kostnaden på disse bør ligge på mellom kr 10 til kr 30.) Det er ikke lov å dele ut gratis smaksprøver. Vi ønsker med dette å gi publikum en unik anledning til å kunne oppleve mange ulike smaker, samtidig som vi understreker at god mat ikke er gratis.

Varemengde

I 2010 hadde Mersmak i Skien rundt 50 000 besøkende. Det er selvsagt også i år vanskelig å forutsi eksakt antall, men ved godt vær vil potensialet kunne være enda større enn i fjor. Vi oppfordrer derfor alle til å sørge for god varetilgang. Om du er nyetablerer og usikker på din kapasitet, ber vi deg enten samarbeide med andre om en bod eller eventuelt velge å stille på Snipetorpmarkedet som er søndag 28.8. Se eget avsnitt under.

Å dele på stand

Flere produsenter kan avtale å dele på en stand. Den som står oppført som utstiller på søknadsskjemaet / kontrakten er fakturamottaker og ansvarlig for innbetalingene.

Husk egen rubrikk i påmeldingsskjemaet.

Profilering

Utstillernes skilt og reklame må kun brukes innenfor deres tildelte område. Smaksprøver og reklamemateriell må kun selges / deles ut i fra egen bod. Arrangøren forbeholder seg retten til å fjerne uegnet reklame. Husk at for alkohol gjelder helt egne regler. Bruk av eget lydanlegg er i utgangspunktet ikke tillatt. Ta kontakt om spørsmål.

Alle telt vil ellers merkes med firmanavn og nummer av arrangøren.

Rydding og renovasjon

Utstiller må selv sørge for at det er ryddig både inne i og utenfor egen utstillingsplass. Søppel skal umiddelbart fjernes og tømmes i anvist container som arrangøren er ansvarlig for.

Festivalen har i år ambisjoner om å oppnå Miljøfyrtårn-status. Mer info om dette følger etter påmelding.

Toalett

Festivalen vil sørge for at et nødvendig antall toaletter vil stå til disposisjon for utstillere under festivaldagene. På kartet over festivalområdet vil disse merkes av.

Vakthold og sikkerhet

Arrangør besørger vakthold under hele festivalen (også natt), men påtar seg ikke ansvar for utstilte varer, utstyr og tredje persons eiendeler.

Alle stander med varmekilder pålegges å ha godkjent brannslukkingsapparat. For bruk av gass gjelder egne regler. Mer info ved påmelding.

Godkjenning fra Mattilsynet

Alle utstillere må melde inn til Mattilsynet hva som skal selges / tilbydes under festivalen. I etterkant vil du motta en bekreftelse i fra Mattilsynet med tips / krav om rutiner du blir pålagt å følge. Mersmak i Skien ønsker å sette optimal mathygiene i fokus! Om dette er første gangen du deltar med mat, ta gjerne kontakt med oss for hjelp.

Vedlagte meldeskjema sendes inn til Mattilsynet Distriktskontor for Nedre Telemark, Postboks 383, 2381 Brumunddal innen 1. mai 2011.

Se også info på www.mattilsynet.no

For arrangementet generelt søkes en felles godkjennelse.

Skjenkebevilgning

Skjenkebevilgning kan gis etter visse retningslinjer. Pris kr 500 pr løyve. Om du ønsker å servere øl / vin / brennevin må du krysse av for dette på påmeldingsskjemaet, så tar vi nærmere kontakt. Om du ikke har bevilgning i fra tidligere, vil du som ”førstegangssøker” bli pålagt å ta et kort informasjonskurs om Alkoholloven.

Parkering

Parkering av kjøretøy er ikke tillatt innenfor festivalområdet, men gjøres på henviste plasser. Opprigging og tilkjøring kan kun gjøres fram til kl 09.00 fredag og lørdag. NB nye tider!

Nedrigging av stand kan foregå inntil 2 timer etter at festivalen er avsluttet.

Forsikring

Hver enkelt utstiller har selv ansvar for å ha forsikret seg selv og sine varer. Alle produsenter av mat skal ha ansvarsforsikring (skade på tredjeperson) i tilfelle kunder blir syke av mat.

Overnatting

Festivalen har gjort avtaler med byens hoteller og vil kunne tilby gunstige priser på overnatting for dere som har behov for det. Kryss av om du er interessert i å motta tilbud.

Om du ønsker flere alternativer gå inn på www.visitgrenland.no

Mersmak i Skien tar ansvar for

· Koordinering og kvalitetssikring av alle deltakere

· Profilering av festivalen i media, samt hver enkelt utstiller på våre hjemmesider

· Samlecontainere for søppel, samt tømming i tråd med kommunens kildesorteringsordning.

· Ansvarsforsikring for selve markedsplassen.

· Godkjenning i fra Mattilsynet for hele arrangementet.

· Ferdig oppsatt telt etter bestilling.

· Strømtilgang for alle som har søkt.

· Felles vannpost i standens nærområde.

· Vakthold hele døgnet.

Vi anbefaler også Snipetorpmarken og Telemark fylkes Handelsstevne

Mersmak i Skien arrangeres samme helg som Snipetorpmarken gjennomføres (søndag 28.8.) Telemark fylkes Handelsstevne avvikles i år fra onsdag 31.8. til søndag 4. 9.

Vi ønsker å fremheve at det derfor er tre gode grunner til å ta turen til Skien disse dagene! Vi tror de tre arrangementa på ulike vis kan utfylle hverandre, og for deg som utstiller vil dette innebære at du får muligheten til å koordinere ditt salg mot flere salgsarenaer alt etter hva du har kapasitet til. Om du har anledning til å delta en dag, 3 dager ellers fortsette uka etter er opp til deg. Snipetorpmarken kan ha 10 000 besøkende og Handelsstevne, som fyller 90 år i år, har opp til 70 000 besøkende! Se ellers hjemmesidene til Telemark fylkes Handelsstevne – www.handelsstevnet.no - og Snipetorpmarken – www.snipetorp.no . Påmelding og info om Snipetorpmarken gjøres til Marie Bergsli på e-post: marie_bergsli@hotmail.com og mobil: 90 82 77 88. Frist 20.6.11.